Pārskats

Pirms sākat lietot platformu, ir vērts saprast dažus terminus. Nekas sarežģīts — vienkārši gribam pārliecināties, ka runājam vienā valodā.

Iepirkums (Procurement)

Iepirkums ir jūsu projekta darba telpa. Iedomājieties to kā mapi, kurā glabājas viss, kas saistīts ar vienu konkursu: prasības, piegādātāju piedāvājumi, analīzes rezultāti, salīdzināšanas dati. Viens konkurss = viens iepirkums.

Jūs piešķirat tam nosaukumu (piemēram, "Biroja preces 2026" vai "IT infrastruktūras modernizācija"), iestatāt valodu un pēc izvēles norādāt termiņu savai atsaucei.

Nolikuma dokumenti

Nolikums (Request for Proposal) ir jūsu prasības — dokumenti, kas apraksta, ko jūs meklējat. Tehniskās specifikācijas, līguma noteikumi, vērtēšanas kārtība, pielikumi — augšupielādējiet tos visus.

Sistēma tos parsē (pārveido no PDF/Word teksta formātā, ko AI var lasīt) un izmanto kā atskaites punktu visām analīzēm.

Piedāvājumi un piedāvājuma dokumenti

Piedāvājums (bid) apzīmē viena piegādātāja iesniegumu. Jūs izveidojat piedāvājuma ierakstu ("Uzņēmums X"), tad augšupielādējat viņu dokumentus — galveno atbildi, papildu materiālus, CV, finanšu pārskatus, visu, ko viņi iesūtīja.

Katram iepirkumam var pievienot tik daudz piedāvājumu, cik nepieciešams.

Analīze

Kad nospiežat "Analyze", sistēma izlasa nolikuma un piedāvājuma dokumentus, salīdzina tos un sagatavo pārskatu. Analīze notiek fonā — varat sekot tās norisei reāllaikā vai atgriezties pie tās vēlāk.

Katra analīze iziet četras fāzes:

1. Sagatavošana — nolikuma izlasīšana, prasību izpratne
2. Speciālistu pārskats — konkrētu datu punktu izvilkšana no piedāvājuma
3. Pamata analīze — prasību salīdzināšana ar piegādātāja piedāvāto, nepilnību atzīmēšana
4. Verifikācija — atsevišķs AI pārbauda nopietnākos konstatējumus

Konstatējumi (Findings)

Konstatējumi ir atsevišķās problēmas, ko AI atzīmē. Katram ir:

• Nopietnības pakāpe: kritisks, būtisks, mazsvarīgs vai stiprā puse
• Apraksts, kas tieši ir nepareizi (vai pareizi)
• Pierādījumi — precīzi citāti no dokumentiem
• Izcelsmes atzīme, kas norāda, kurš aģents to atrada (Galvenais analītiķis, konkrēta kritērija speciālists vai lota speciālists)

Lūk, ko nopietnības pakāpes nozīmē praksē:

Stratēģiskais kopsavilkums

Stratēģiskais kopsavilkums ir īsais pārskats katras analīzes augšā. Tajā ir rekomendācija un saprotamā valodā uzrakstīts apskats:

• Droši iesniegt — piedāvājums izskatās stabils, problēmu maz vai nav vispār
• Iesniegt ar uzlabojumiem — kopumā labs, bet ir nepilnības, kas jālabo
• Nepieciešama būtiska pārskatīšana — nopietnas problēmas, riskanti iesniegt tā kā ir
• Neiesniegt — kritiskas atbilstības kļūmes

Vērtēšanas kritēriji

Tie ir neobligāti punktēšanas noteikumi, ko varat iestatīt pirms analīzes palaišanas. Divi veidi:

• Atbilst/neatbilst — vai piegādātājs izpilda konkrētu prasību? (piem., "Ir ISO 9001 sertifikāts")
• Punktēts — cik labi piegādātājs izpilda prasību skalā no 0 līdz 100? (piem., "Atbilstoša projektu pieredze")

Kad iestatāt kritērijus, AI no katra piedāvājuma izvelk atbilstošās vērtības. Tieši tas padara iespējamu piedāvājumu salīdzināšanu — jūs iegūstat salīdzināmus rādītājus par visiem piegādātājiem.

Daļas (Lots)

Daži iepirkumi ir sadalīti daļās (lots) — atsevišķas pozīcijas, par kurām piegādātāji var pretendēt neatkarīgi. Piemēram, biroja preču iepirkumā var būt 1. daļa (mēbeles), 2. daļa (elektronika) un 3. daļa (kancelejas preces). Piegādātājs A var pretendēt uz 1. un 3. daļu, piegādātājs B — uz visām trim.

Ja jūsu konkursā ir daļas, varat tās definēt sistēmā. Analīze tad sekos, kurš piegādātājs piedalās kurā daļā.

Kredīti

Kredīti ir veids, kā jūs maksājat par analīzēm. Tos iegādājaties avansā (minimums 5 reizē), un katra analīze patērē noteiktu skaitu atkarībā no dokumentu apjoma un sarežģītības.

Jūsu kredītu atlikums vienmēr redzams augšējā joslā. Sīkāka informācija cenu lapā.

Nolikumu un piedāvājumu sagatavošana

Platforma ne tikai analizē dokumentus — tā var arī tos sagatavot. Ir divas sagatavošanas darbplūsmas:

• Nolikuma sagatavošana — pasūtītājiem. Aģents sagatavo nolikuma dokumentu komplektu, balstoties uz jūsu aprakstu un atsauces materiāliem.
• Piedāvājuma sagatavošana — piegādātājiem. Pēc īsas sagatavošanās intervijas, kurā jūs apstiprināt plānu, aģents sagatavo jūsu piedāvājuma sadaļas un izpilda validācijas piegājienu, kas pārbauda tukšu tekstu, nepamatotus apgalvojumus un trūkstošu pārklājumu.

Abas darbplūsmas ļauj izvēlēties starp Autopilot režīmu (strādā līdz galam), Vadītu režīmu (apstājas pēc katras sadaļas, lai jūs to pārskatītu) un Interview režīmu (sagatavošanas laikā uzdod vairāk jautājumu).

Nolikuma kvalitātes pārbaude

Pirms nolikuma publicēšanas varat veikt AI kvalitātes pārbaudi. Sistēma izlasa jūsu prasību dokumentus un norāda uz problēmām astoņās kategorijās: skaidrība, pilnīgums, konsekvence, taisnīgums, kritēriju kvalitāte, laika grafiks, juridiskie aspekti un budžets.

Katra problēma saņem nopietnības līmeni (kritisks, būtisks, mazsvarīgs vai stiprā puse) un kopējo rekomendāciju: Gatavs publicēšanai, Nepieciešami nelieli uzlabojumi, Nepieciešama būtiska pārskatīšana vai Nav gatavs publicēšanai.

Uzskatiet to par pirmslidojuma pārbaudi saviem iepirkuma dokumentiem. Tā patērē kredītus, bet neskaidras prasības konstatēšana pirms piegādātāju piedāvājumu iesniegšanas ir daudz lētāka nekā seku risināšana vēlāk.

Sagatavošanās kontrolsaraksts

Pēc nolikuma augšupielādes varat ģenerēt sagatavošanās kontrolsarakstu — AI veidotu sarakstu ar visu, kas jāsagatavo pirms piedāvājuma iesniegšanas. Pozīcijas ir organizētas pa kategorijām un atzīmētas ar prioritātes līmeņiem: obligāts, ieteicams vai neobligāts.

Varat atzīmēt pozīcijas kā izpildītas un sekot savam progresam. Kontrolsaraksta ģenerēšana ir bezmaksas.

Identificētie subjekti

Analīzes laikā AI atpazīst dokumentos pieminētās personas un uzņēmumus. Latvijas iepirkumiem tie automātiski tiek salīdzināti ar oficiālo uzņēmumu reģistru — tā jūs varat redzēt, kas ir patiesie labuma guvēji, pārbaudīt interešu konfliktus un veikt pamata izpēti, neatstājot platformu.