Lūk skaitlis, kam vajadzētu uztraukt ikvienu, kam rūp, kā tiek tērēta publiskā nauda: 73% iepirkumu līgumu Latvijā laikā no 2021. līdz 2023. gadam tika piešķirti, balstoties tikai uz zemāko cenu.
Ne "saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums" (SIVP). Ne labākā vērtība. Zemākā cena.
Es aizvien atgriežos pie šīs statistikas tā dēļ, ko tā nozīmē. Gandrīz trīs no četriem gadījumiem lēmums bija atkarīgs no tā, kurš piedāvāja mazāk. Nevis kurš piedāvāja labāko tehnisko risinājumu, spēcīgāko komandu, reālistiskāko laika grafiku vai zemākās kopējās izmaksas līguma darbības laikā. Vienkārši skaitlis finanšu piedāvājuma apakšā.
Kāpēc tā notiek (un iemesls nav tāds, kā domājat)
Vienkāršais skaidrojums ir, ka iepirkumu komandas ir slinkas vai tām nerūp kvalitāte. Patiesais skaidrojums ir pretējs: kvalitātes vērtēšana ir sarežģīta, laikietilpīga un pakļauj jūs juridiskiem izaicinājumiem.
Kad piešķirat uz zemākās cenas pamata, lēmums ir gandrīz neapstrīdams. Skaitlis A ir mazāks par skaitli B. Darīts. Neviens nepārsūdz matemātisku salīdzinājumu.
Kad vērtējat kvalitāti, jums ir vajadzīgi kritēriji. Jums vajadzīgi svērumi. Jums vajadzīgi dokumentēti pamatojumi katram vērtējumam. Jums vajadzīgi vērtētāji ar jomas ekspertīzi. Un jums vajadzīgs laiks — laiks lasīt, salīdzināt, vērtēt un aizstāvēt savus lēmumus.
Iepirkumu komandai, kas apstrādā desmitiem iepirkumu ceturksnī ar ierobežotu personālu, izvēle starp tīru, ātru, aizstāvamu cenu salīdzinājumu un sarežģītu, laikietilpīgu kvalitātes vērtēšanu patiesībā nav izvēle. Viņi izvēlas to, ko faktiski var pabeigt.
ES pašas Direktīvas 2014/24/ES mērķis bija virzīt iepirkumus uz SIVP kritērijiem — kvalitāti, dzīves cikla izmaksām, vides un sociāliem faktoriem līdzās cenai. Vairāk nekā desmit gadus vēlāk lētākais piedāvājums joprojām uzvar lielākajā daļā gadījumu.
Kā izskatās sacensība uz leju
Mēs esam redzējuši pakārtotās sekas iepirkumu dokumentos, ko analizējam. Tie seko modelim.
Pirmā kārta: līgums tiek piešķirts uz zemākās cenas pamata. Piegādātājs piegādā, bet taupa uz personālu, izmanto lētākus apakšuzņēmējus vai izlaiž specifikācijas nebūtiskās daļas. Pakalpojums tehniski atbilst minimālajām prasībām. Tikko.
Otrā kārta: tas pats iepirkums parādās atkal. Pasūtītājs raksta stingrākas, preskriptīvākas specifikācijas, lai novērstu iepriekšējo taupīšanu. Tas attur inovatīvus piegādātājus, kas problēmai pieiet citādi.
Trešā kārta: mazāk pretendentu piedalās, jo specifikācijas ir tik šauras. Konkurence krītas. Daudzos gadījumos tikai viens vai divi uzņēmumi piedāvā. Viena pretendenta iepirkumu īpatsvars ES ir audzis un sasniedza desmitgades augstāko līmeni 2022. gadā.
Uz papīra iepirkums kļuva lētāks. Viss pārējais kļuva sliktāks.
Dzīves cikla izmaksas: tas, ko gandrīz neviens neaprēķina
Lūk konkrēts piemērs, kas ilustrē problēmu. Pašvaldība iepērk IT sistēmu. Pretendents A piedāvā to par 200 000 EUR. Pretendents B piedāvā to par 280 000 EUR.
Zemākā cena uzvar. Pretendents A saņem līgumu.
Nākamajos piecos gados: Pretendenta A sistēmai nepieciešami 50 000 EUR/gadā pielāgotai uzturēšanai, jo arhitektūra neatbalsta standarta atjauninājumus. Pretendenta B sistēma būtu izmaksājusi 15 000 EUR/gadā uzturēšanā un iekļāvusi migrācijas ceļu, kā Pretendenta A sistēmai nav.
Kopējās piecu gadu izmaksas: Pretendents A = 450 000 EUR. Pretendents B būtu bijis 355 000 EUR.
Tas nav hipotētiski. Pētījumi rāda, ka tikai 6% publisko iestāžu pārsvarā izmanto dzīves cikla izmaksu aprēķinu vai kopējās īpašumtiesību izmaksas savos iepirkumu vērtējumos. 64% joprojām izmanto iegādes cenu kā galveno kritēriju. Atlikušie 30% izmanto kādu kombināciju.
Direktīva pieļauj dzīves cikla izmaksu aprēķinu. Tā to pat mudina. Taču tā pareiza veikšana prasa padziļināti analizēt tehniskos piedāvājumus — saprast uzturēšanas ietekmi, mērogojamību, integrācijas izmaksas, likvidēšanas izmaksas dzīves cikla beigās. Tam nepieciešama ekspertīze un laiks, kādu zemākās cenas vērtēšana neprasa.
Ko kvalitātes vērtēšana patiesībā prasa
Patiesa kvalitātes vērtēšana nozīmē lasīt piedāvājumus. Nevis skenēt tos atslēgvārdiem. Lasīt tos.
Vai pretendenta piedāvātā metodoloģija faktiski risina problēmu? Vai viņu komanda ir kvalificēta tieši šāda veida darbam, vai viņi pildījuši sarakstu ar CV? Vai viņu laika grafiki ņem vērā zināmās atkarības, vai tie ir optimistiski līdz fikcijas līmenim? Vai cena ir reālistiska, ņemot vērā solīto, vai arī ir plaisa, kas pēc tam pārvērtīsies par izmaiņu pasūtījumiem?
Uz šiem jautājumiem nevar atbildēt, salīdzinot cenas. Tiem nepieciešams spriedums — informēts ar rūpīgu dokumentu pārskatīšanu.
Un te aplis noslēdzas. Iepirkumu komandas nepietiekami bieži veic kvalitātes vērtēšanu, jo tā aizņem pārāk daudz laika. Tā aizņem pārāk daudz laika, jo 200+ lappušu izlasīšana un salīdzināšana katram pretendentam pret 40+ kritērijiem pieejamajā laikā ir patiesi neiespējama. Tāpēc viņi pēc noklusējuma izvēlas cenu.
Tā nav rakstura vaina. Tā ir kapacitātes problēma.
Cikla laušana
Izeja nav stāstīt iepirkumu komandām "vērtējiet kvalitāti vairāk". Viņi zina, ka vajadzētu. Viņi vienkārši to nespēj, ņemot vērā apjomu un termiņus.
Izeja ir padarīt kvalitātes vērtēšanu iespējamu. Samazināt laiku, kas nepieciešams lasīšanai, salīdzināšanai un konstatējumu dokumentēšanai, nesamazinot rūpīgumu.
Tieši to mūsu MI aģents ir būvēts darīt. Ne lai vērtētu piedāvājumus — tas ir iepirkumu komandas lēmums. Bet lai izlasītu visu, salīdzinātu visu un prezentētu konstatējumus ar pierādījumiem, lai komanda varētu pieņemt informētus kvalitātes spriedumus saprātīgā laika ietvarā.
Kad kvalitātes vērtēšana pārstāj būt greznība, ko var atļauties tikai augstvērtīgiem iepirkumiem, zemākās cenas slazds sāk lūzt. Pasūtītāji var pamatot SIVP kritērijus, jo viņi tos faktiski var novērtēt. Piegādātāji var konkurēt ar kvalitāti, jo viņi zina, ka tā tiks vērtēta. Dzīves cikla izmaksas kļūst par sarunas daļu, jo kāds (vai kaut kas) faktiski izlasa tehniskās detaļas, kas atklāj patieso cenu.
73% zemākā cena nav politikas izvēle. Tas ir simptoms sistēmai, kas nespēj tikt galā ar neko sarežģītāku. Atrisiniet kapacitātes problēmu, un politika sekos.