Hier eine Zahl, die jeden beunruhigen sollte, dem wichtig ist, wie oeffentliche Gelder ausgegeben werden: 73 % der Vergabeauftraege in Lettland zwischen 2021 und 2023 wurden allein nach dem niedrigsten Preis vergeben.
Nicht "wirtschaftlich guenstigstes Angebot" (MEAT). Nicht bestes Preis-Leistungs-Verhaeltnis. Niedrigster Preis.
Ich komme immer wieder auf diese Statistik zurueck, wegen dem, was sie impliziert. In fast drei von vier Faellen kam die Entscheidung darauf an, wer weniger geboten hat. Nicht wer die beste technische Loesung, das staerkste Team, den realistischsten Zeitplan oder die niedrigsten Gesamtkosten ueber die Vertragslaufzeit anbot. Nur die Zahl am Ende des Finanzangebots.
Warum das passiert (und es ist nicht das, was man denkt)
Die einfache Erklaerung waere, dass Vergabeteams bequem sind oder sich nicht um Qualitaet kuemmern. Die wahre Erklaerung ist das Gegenteil: Qualitaet zu bewerten ist schwer, zeitaufwaendig und setzt einen Rechtsanfechtungen aus.
Wenn man nach dem niedrigsten Preis vergibt, ist die Entscheidung nahezu unanfechtbar. Zahl A ist kleiner als Zahl B. Fertig. Niemand ficht einen mathematischen Vergleich an.
Wenn man Qualitaet bewertet, braucht man Kriterien. Man braucht Gewichtungen. Man braucht dokumentierte Begruendungen fuer jede Bewertung. Man braucht Pruefer mit Fachkompetenz. Und man braucht Zeit -- Zeit zum Lesen, Vergleichen, Bewerten und Verteidigen der Entscheidungen.
Fuer ein Vergabeteam, das Dutzende Ausschreibungen pro Quartal mit begrenztem Personal bearbeitet, ist die Wahl zwischen einem sauberen, schnellen, verteidigbaren Preisvergleich und einer komplexen, zeitaufwaendigen Qualitaetsbewertung eigentlich keine Wahl. Man nimmt das, was man tatsaechlich abschliessen kann.
Die EU-Richtlinie 2014/24/EU war darauf ausgelegt, die Vergabe in Richtung MEAT-Kriterien zu druecken -- Qualitaet, Lebenszykluskosten, Umwelt- und Sozialfaktoren neben dem Preis. Ueber ein Jahrzehnt spaeter gewinnt noch immer meistens das billigste Angebot.
Wie der Wettlauf nach unten aussieht
Wir haben die nachgelagerten Effekte in Vergabedokumenten gesehen, die wir analysieren. Sie folgen einem Muster.
Runde eins: Ein Auftrag wird nach dem niedrigsten Preis vergeben. Der Lieferant liefert, spart aber beim Personal, setzt billigere Subunternehmer ein oder ueberspringt die nicht wesentlichen Teile der Spezifikation. Die Leistung erfuellt technisch die Mindestanforderungen. Gerade so.
Runde zwei: Dieselbe Vergabe kommt erneut. Die Vergabestelle schreibt engere Spezifikationen, um das erlebte Sparen an der falschen Stelle zu verhindern. Die Spezifikationen werden starrer, praeskripriv. Das schreckt innovative Anbieter ab, die das Problem anders angehen wuerden.
Runde drei: Weniger Bieter beteiligen sich, weil die Spezifikationen so eng sind. Der Wettbewerb sinkt. In vielen Faellen bieten nur noch ein oder zwei Unternehmen. Die Einzelbieterquote in der EU ist gestiegen und erreichte 2022 den hoechsten Stand seit einem Jahrzehnt.
Die Vergabe wurde auf dem Papier billiger. Alles andere wurde schlechter.
Lebenszykluskosten: das, was fast niemand berechnet
Hier ein konkretes Beispiel, das das Problem veranschaulicht. Eine Kommune beschafft ein IT-System. Bieter A bietet es fuer 200.000 EUR an. Bieter B bietet es fuer 280.000 EUR an.
Niedrigster Preis gewinnt. Bieter A erhaelt den Auftrag.
In den naechsten fuenf Jahren: Bieter A's System erfordert 50.000 EUR/Jahr an massgeschneiderter Wartung, weil die Architektur keine Standardaktualisierungen unterstuetzt. Bieter B's System haette 15.000 EUR/Jahr an Wartung gekostet und einen Migrationspfad beinhaltet, den Bieter A's System nicht hat.
Fuenfjahres-Gesamtkosten: Bieter A = 450.000 EUR. Bieter B haette 355.000 EUR gekostet.
Das ist nicht hypothetisch. Studien zeigen, dass nur 6 % der oeffentlichen Auftraggeber ueberwiegend Lebenszykluskostenrechnung oder Gesamtbetriebskosten in ihren Vergabebewertungen verwenden. 64 % nutzen noch immer den Kaufpreis als primaeres Kriterium. Die verbleibenden 30 % verwenden eine Mischform.
Die Richtlinie erlaubt Lebenszykluskostenrechnung. Sie ermutigt sogar dazu. Aber eine ordentliche Durchfuehrung erfordert die eingehende Analyse technischer Angebote -- das Verstaendnis von Wartungsimplikationen, Skalierbarkeit, Integrationskosten, Entsorgung am Lebensende. Das erfordert Fachkenntnisse und Zeit, die eine Niedrigstpreisbewertung nicht braucht.
Was echte Qualitaetsbewertung erfordert
Echte Qualitaetsbewertung bedeutet Angebote lesen. Nicht nach Schluesselwoertern scannen. Lesen.
Behandelt die vorgeschlagene Methodik des Bieters tatsaechlich das Problem? Ist sein Team fuer diese spezifische Art von Arbeit qualifiziert, oder wird die Liste mit Lebenslaeufen aufgefuellt? Beruecksichtigen die Zeitplaene bekannte Abhaengigkeiten, oder sind sie bis zur Fiktion optimistisch? Ist die Preisgestaltung realistisch angesichts der Versprechen, oder gibt es eine Luecke, die spaeter zu Nachtraegen fuehrt?
Diese Fragen lassen sich nicht durch Preisvergleich beantworten. Sie erfordern Urteilsvermoegen -- gestuetzt auf gruendliche Dokumentenpruefung.
Und hier schliesst sich der Kreis. Vergabeteams fuehren Qualitaetsbewertungen nicht oft genug durch, weil es zu lange dauert. Es dauert zu lange, weil das Lesen und Vergleichen von 200+ Seiten pro Bieter gegen 40+ Kriterien in der verfuegbaren Zeit schlicht unmoeglich ist. Also greifen sie auf den Preis zurueck.
Das ist kein Charakterfehler. Es ist ein Kapazitaetsproblem.
Den Kreislauf durchbrechen
Der Ausweg besteht nicht darin, Vergabeteams zu sagen, sie sollen "mehr Qualitaet bewerten". Das wissen sie. Sie koennen nur nicht, angesichts des Volumens und der Fristen.
Der Ausweg besteht darin, Qualitaetsbewertung machbar zu machen. Die Zeit zu reduzieren, die fuer Lesen, Vergleichen und Dokumentieren von Feststellungen benoetigt wird, ohne die Gruendlichkeit zu verringern.
Dafuer haben wir unseren KI-Agenten gebaut. Nicht um Angebote zu bewerten -- das ist Sache des Vergabeteams. Sondern um alles zu lesen, alles zu vergleichen und Feststellungen mit Belegen zu praesentieren, damit das Team in einem vertretbaren Zeitrahmen fundierte Qualitaetsurteile faellen kann.
Wenn Qualitaetsbewertung aufhoert, ein Luxus zu sein, den sich nur hochwertige Vergaben leisten koennen, beginnt die Niedrigstpreis-Falle aufzubrechen. Vergabestellen koennen MEAT-Kriterien begruenden, weil sie sie tatsaechlich bewerten koennen. Anbieter koennen auf Qualitaet konkurrieren, weil sie wissen, dass sie bewertet wird. Lebenszykluskosten werden Teil des Gespraechs, weil jemand (oder etwas) tatsaechlich die technischen Details liest, die die wahren Kosten offenlegen.
73 % Niedrigstpreis ist keine politische Entscheidung. Es ist ein Symptom eines Systems, das nichts Komplexeres bewaeltigen kann. Loest man das Kapazitaetsproblem, folgt die Politik.