Štai skaičius, kuris turėtų neraminti kiekvieną, kam rūpi, kaip leidžiami viešieji pinigai: 73 % viešųjų pirkimų sutarčių Latvijoje 2021–2023 metais buvo sudarytos remiantis vien žemiausia kaina.
Ne „ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas" (ENP). Ne geriausia vertė. Žemiausia kaina.
Vis grįžtu prie šios statistikos dėl to, ką ji implikuoja. Beveik trijuose iš keturių atvejų sprendimas priklausė nuo to, kas pasiūlė mažiau. Ne kas pasiūlė geriausią techninį sprendimą, stipriausią komandą, realistiškiausią grafiką ar žemiausias bendras sąnaudas per sutarties gyvavimo laikotarpį. Tiesiog skaičius finansinio pasiūlymo apačioje.
Kodėl taip nutinka (ir tai ne tai, ką galvojate)
Paprastas paaiškinimas — viešųjų pirkimų komandos yra tingios arba joms nerūpi kokybė. Tikrasis paaiškinimas yra priešingas: kokybės vertinimas yra sunkus, reikalaujantis daug laiko ir atviras teisinėms ginčijimams.
Kai konkurso nugalėtojas nustatomas pagal žemiausią kainą, sprendimas yra beveik neginčijamas. Skaičius A mažesnis už skaičių B. Baigta. Niekas neginčija matematinio palyginimo.
Kai vertinate kokybę, reikia kriterijų. Reikia svorių. Reikia dokumentuotų pagrindimų kiekvienam balui. Reikia vertintojų su srities kompetencija. Ir reikia laiko — laiko skaityti, lyginti, vertinti ir ginti savo sprendimus.
Viešųjų pirkimų komandai, per ketvirtį apdorojančiai dešimtis konkursų su ribotu personalu, pasirinkimas tarp švaraus, greito, ginamo kainų palyginimo ir sudėtingo, laikui imlaus kokybės vertinimo iš tikrųjų nėra pasirinkimas. Jos renkasi tai, ką gali realiai užbaigti.
Pati ES Direktyva 2014/24/ES buvo sukurta skatinti viešuosius pirkimus orientuotis į ENP kriterijus — kokybę, gyvavimo ciklo sąnaudas, aplinkosauginius ir socialinius veiksnius šalia kainos. Praėjus daugiau nei dešimtmečiui, pigiausias pasiūlymas vis dar laimi dažniausiai.
Kaip atrodo lenktynės iki dugno
Matėme pasroviui einančius padarinius mūsų analizuojamuose viešųjų pirkimų dokumentuose. Jie seka modelį.
Pirmas raundas: sutartis sudaroma pagal žemiausią kainą. Tiekėjas įvykdo, bet taupo personalą, naudoja pigesnius subrangovus arba praleidžia neesmines specifikacijos dalis. Paslauga techniškai atitinka minimalius reikalavimus. Vos vos.
Antras raundas: tas pats pirkimas vėl pasirodo. Perkančioji organizacija rašo griežtesnes specifikacijas, kad užkirstų kelią matytam taupymui. Specifikacijos tampa standesnės, labiau nurodomos. Tai atgraso inovatyvius tiekėjus, kurie prie problemos prieitų kitaip.
Trečias raundas: mažiau dalyvių dalyvauja, nes specifikacijos per siauros. Konkurencija mažėja. Daugeliu atvejų pasiūlymus pateikia tik viena ar dvi įmonės. Vieno dalyvio rodiklis ES didėja ir 2022 metais pasiekė aukščiausią lygį per dešimtmetį.
Pirkimas popieriuje atpigo. Viskas kita pablogėjo.
Gyvavimo ciklo sąnaudos: tai, ko beveik niekas neskaičiuoja
Štai konkretus pavyzdys, iliustruojantis problemą. Savivaldybė perka IT sistemą. Dalyvis A siūlo ją už 200 000 EUR. Dalyvis B siūlo už 280 000 EUR.
Žemiausia kaina laimi. Dalyvis A gauna sutartį.
Per ateinančius penkerius metus: Dalyvio A sistemai reikia 50 000 EUR/metus individualios priežiūros, nes architektūra nepalaiko standartinių atnaujinimų. Dalyvio B sistema būtų kainavusi 15 000 EUR/metus priežiūros ir turėjusi migracijos kelią, kurio Dalyvio A sistemai trūksta.
Bendros penkerių metų sąnaudos: Dalyvis A = 450 000 EUR. Dalyvis B būtų buvęs 355 000 EUR.
Tai nėra hipotetinis atvejis. Tyrimai rodo, kad tik 6 % viešųjų institucijų daugiausia naudoja gyvavimo ciklo sąnaudas arba bendrą nuosavybės kainą savo viešųjų pirkimų vertinimuose. 64 % vis dar naudoja pirkimo kainą kaip pagrindinį kriterijų. Likę 30 % naudoja tam tikrą derinį.
Direktyva leidžia gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimą. Netgi skatina. Tačiau tai tinkamai atlikti reikia giliai analizuoti techninius pasiūlymus — suprantant priežiūros pasekmes, plečiamumą, integracijos sąnaudas, eksploatacijos pabaigos utilizavimą. Tam reikia kompetencijos ir laiko, kurių žemiausios kainos vertinimas nereikalauja.
Ko reikia tikram kokybės vertinimui
Tikras kokybės vertinimas reiškia pasiūlymų skaitymą. Ne raktažodžių paiešką. Skaitymą.
Ar dalyvio siūloma metodika iš tikrųjų sprendžia problemą? Ar jų komanda kvalifikuota būtent šiam darbo tipui, ar tiesiog užpildo sąrašą gyvenimo aprašymais? Ar jų grafikai atsižvelgia į žinomas priklausomybes, ar yra optimistiški iki fikcijos ribos? Ar kainodara realistiška atsižvelgiant į tai, ką žada, ar yra spraga, kuri virs pakeitimų užsakymais vėliau?
Į šiuos klausimus negalima atsakyti lyginant kainas. Jiems reikia sprendimo — pagrįsto kruopščia dokumentų peržiūra.
Ir čia ratas užsidaro. Viešųjų pirkimų komandos per retai atlieka kokybės vertinimą, nes tai trunka per ilgai. Tai trunka per ilgai, nes 200+ puslapių skaitymas ir palyginimas su 40+ kriterijų kiekvienam dalyviui yra tikrai neįmanomas per turimą laiką. Todėl pasirenkama kaina.
Tai ne charakterio trūkumas. Tai pajėgumo problema.
Kaip ištrūkti iš ciklo
Išeitis nėra liepimuose viešųjų pirkimų komandoms „vertinti kokybę daugiau". Jos žino, kad turėtų. Tiesiog negali, turint omenyje apimtis ir terminus.
Išeitis yra padaryti kokybės vertinimą įmanomą. Sumažinti laiką, reikalingą dokumentams skaityti, lyginti ir išvadoms dokumentuoti, nesumažinant kruopštumo.
Būtent tam sukūrėme savo DI agentą. Ne pasiūlymams vertinti — tai viešųjų pirkimų komandos prerogatyva. Bet viską perskaityti, viską palyginti ir pateikti išvadas su įrodymais, kad komanda galėtų priimti informuotus kokybės sprendimus per protingą terminą.
Kai kokybės vertinimas nustoja būti prabanga, kurią gali sau leisti tik didelės vertės pirkimai, žemiausios kainos spąstai pradeda irti. Perkančiosios organizacijos gali pagrįsti ENP kriterijus, nes iš tikrųjų gali juos įvertinti. Tiekėjai gali konkuruoti kokybe, nes žino, kad ji bus vertinama. Gyvavimo ciklo sąnaudos tampa pokalbio dalimi, nes kažkas (ar kažkas) iš tikrųjų perskaito technines detales, atskleidžiančias tikrąją kainą.
73 % žemiausios kainos nėra politinis pasirinkimas. Tai simptomas sistemos, kuri negali apdoroti nieko sudėtingesnio. Išspręskite pajėgumo problemą, ir politika paseks.