Vieno dalyvio rodiklis ES viešuosiuose pirkimuose 2022 metais pasiekė aukščiausią lygį per dešimtmetį. Kai kuriose valstybėse narėse daugiau nei trečdalis konkursų sulaukia lygiai vieno pasiūlymo.
Latvijos skaičiai pasakoja tą pačią istoriją: iš daugiau nei 182 000 aktyvių įmonių tik 4 321 unikali įmonė laimėjo viešųjų pirkimų sutartis 2024 metais. Tai 2,4 % verslo populiacijos, dalyvaujančios sistemoje, kuri išleidžia 13 % BVP.
Kažkas yra struktūriškai sugadinta, kai 5,45 mlrd. EUR rinka tegali pritraukti 2,4 % potencialių dalyvių.
Specifikacijų problema
Pradėkime nuo pačių konkursų.
Blogai parašyta specifikacija yra veiksmingiausias būdas užmušti konkurenciją. Ne tyčia (paprastai), bet per dviprasmybių, perteklinio reglamentavimo ir nereikalingo sudėtingumo derinį.
Tai matome reguliariai analizuodami viešųjų pirkimų dokumentus. Konkurso sąlygose prašoma „visapusiško sprendimo, atitinkančio visus reikalavimus, aprašytus 4 priede, 7 priede ir techninio specifikacijos dokumente, atsižvelgiant į 2.3 skyriuje nurodytus principus". Dalyvis atidaro 4 priedą, kuris nurodo 9 priedą, kuris prieštarauja detalei techninėje specifikacijoje, kuri neapibrėžia vieno iš savo pagrindinių terminų.
Patyrę dalyviai prasiblaško pro tai. Jie žino viešuosius pirkimus, moka skaityti tarp eilučių ir turi pasiūlymų rengimo komandas, kurios tai jau matė anksčiau. Pirmą kartą dalyvaujantys pasiduoda. Kliūtis nėra pats darbas — tai netransparentumas.
Tyrimai nuosekliai rodo, kad tiekėjai praneša apie sunkumus suprasti, ko iš tikrųjų prašoma. Informacija, „palaidota" konkurso sąlygose. Reikalavimai, išsklaidyti keliuose dokumentuose be aiškių kryžminių nuorodų. Kvalifikacijos kriterijai, kurie atrodo pritaikyti esantiems dalyvimams.
Rezultatas: mažiau dalyvių, mažiau konkurencijos, blogesni rezultatai. Perkančioji organizacija gauna mažiau pasirinkimų, visuomenė gauna mažiau vertės, o rinka konsoliduojasi aplink kelias įmones, kurios išmoko naviguoti labirinte.
Tarpvalstybinė spraga
ES bendroji rinka turėjo padaryti tarpvalstybinius viešuosius pirkimus sklandžius. Realybė: tarpvalstybinių sutarčių sudarymo rodikliai lieka žemiau 5 %. Maždaug trys ketvirtadaliai viešųjų pirkimų sutarčių atitenka įmonėms 500 km atstumu nuo perkančiosios organizacijos. 2016–2019 metais tik 7 % ES perkančiųjų organizacijų gavo užsienio pasiūlymus.
Baltijos šalims tai ypač aktualu. Latvija, Lietuva ir Estija yra mažos rinkos. Ribota vietinė konkurencija reiškia, kad tarpvalstybinis dalyvavimas teoriškai turėtų būti natūralus sprendimas. Lietuvos IT įmonė turėtų galėti konkuruoti Latvijos vyriausybės konkurse be kliūčių.
Praktikoje barjerai yra realūs. Kalba. Nacionaliniai administraciniai reikalavimai. Skirtingos viešųjų pirkimų platformos ir procedūros. Suvokimas (kartais pagrįstas), kad vietinės įmonės turi pranašumą vertinime.
eForms ir skaitmeninės viešųjų pirkimų platformos pamažu šalina techninius barjerus. Tačiau techninis prieinamumas nėra pagrindinė problema. Pagrindinė problema yra ta, kad pasiūlymo pateikimas užsienio vyriausybės konkursui yra brangus, rizikingas ir dažnai nevertas pastangų, kai konkursas gali pritraukti vieną vietinį dalyvį.
Dalyvavimo kaina
Tai dalis, kurios viešųjų pirkimų komandos retai mato iš kitos pusės: kiek kainuoja parengti pasiūlymą.
Rimtas atsakymas į sudėtingą viešąjį konkursą trunka savaites. Techninės komandos surinkimas, metodikos aprašymas, darbų kainodara, nuorodų rinkimas, atitikties dokumentacijos paruošimas, vidiniai tvirtinimai. Vidutinio dydžio įmonei pasiūlymo parengimas gali kainuoti 15 000–40 000 EUR laiko ir išteklių.
Kai įmonės žiūri į savo laimėjimo rodiklius ir tikėtiną sutarties vertę, jos atlieka racionalų apskaičiavimą. Jei laimėjimo tikimybė yra 1 iš 5 su 200 000 EUR sutartimi, o pasiūlymo parengimas kainuoja 25 000 EUR, tikėtina dalyvavimo grąža yra: (1/5 * 200 000) - 25 000 = 15 000 EUR. Ribinė.
Dabar pridėkite tai, kad 73 % Latvijos sutarčių atitenka žemiausiai kainai. Jei esate kokybe orientuota įmonė su aukštesnėmis sąnaudomis, atspindinčiomis geresnį aptarnavimą, jūsų galimybės dar labiau sumažėja. Apskaičiavimas tampa neigiamas. Nustojate dalyvauti.
Padauginkite tai per visą rinką ir gausite tai, ką matome: mažėjantį dalyvių ratą, kuriame dominuoja įmonės, optimizavusios laimėjimą kaina, o ne kokybe.
Kaip atrodo geros specifikacijos
Išanalizavome pakankamai viešųjų pirkimų dokumentų, kad turėtume nuomonę, kas skiria konkursą, pritraukiantį konkurenciją, nuo tokio, kuris to nedaro.
Geros specifikacijos aprašo rezultatus, o ne metodus. „Sistema turi apdoroti 10 000 operacijų per dieną su 99,9 % pasiekiamumu" yra geriau nei „Sistema turi naudoti Oracle duomenų bazę Red Hat Linux sistemoje su mažiausiai 32 GB RAM". Pirmasis kviečia kūrybiškus sprendimus. Antrasis — tiksliai vieną tiekėją.
Geros specifikacijos yra savarankiškos. Viskas, ko dalyviui reikia reikalavimams suprasti, yra vienoje logiškoje dokumentų struktūroje. Jokių lobių paieškų per 12 priedų.
Geros specifikacijos aiškiai atskiria privalomus reikalavimus nuo vertinamų kriterijų. „Turi turėti ISO 27001" (tinka/netinka) skiriasi nuo „aprašykite savo požiūrį į informacijos saugumą" (vertinama balais). Sumaišius šiuos dalykus, supainiojami ir dalyviai, ir vertintojai.
Geros specifikacijos pripažįsta kompromisus. Kai reikalavimai prieštarauja vienas kitam — maksimalus funkcionalumas su minimalia kaina ir trumpiausiu terminu — sąžiningos specifikacijos pripažįsta įtampą, užuot apsimetusios, kad viskas yra vienodai svarbu.
Kaip DI padeda abiejose pusėse
Viešųjų pirkimų komandoms, rašančioms specifikacijas: DI gali peržiūrėti konkurso sąlygų projektus pagal ankstesnius konkursus, pažymėti prieštaravimus tarp skyrių, identifikuoti reikalavimus, kurie gali netyčia apriboti konkurenciją, ir patikrinti, ar vertinimo kriterijai yra aiškūs ir išmatuojami.
Viešųjų pirkimų komandoms, vertinančioms pasiūlymus: DI užtikrina, kad kiekvienas dalyvis sulauktų vienodai kruopštaus vertinimo. Kai mažesnis, mažiau patyręs dalyvis pateikia techniškai stiprų pasiūlymą, bet geriausią turinį paslėpia netinkamame skyriuje, DI vis tiek jį randa. Jis skaito viską, ne tik tai, kas yra ten, kur tikitės.
Tai svarbu konkurencijai. Kai dalyviai pasitiki, kad jų pasiūlymai bus pilnai ir sąžiningai perskaityti, apskaičiavimas pasikeičia. Pasiūlymo parengimas tampa vertas investicijos. Daugiau dalyvių atsiranda. Konkurencija gerėja. Viešieji pinigai leidžiami geriau.
Vieno dalyvio problema nėra vien tik reguliavimo ar rinkos dydžio klausimas. Tai pasitikėjimo procesu klausimas. Įrankiai, padarantys vertinimą skaidrų, kruopštų ir įrodymais pagrįstą, atkuria tą pasitikėjimą — po vieną konkursą.