In den oeffentlichen Einrichtungen der EU arbeiten rund 250.000 Vergabefachleute. Sie sind fuer jaehrliche Ausgaben von 2 Billionen EUR verantwortlich. Und eine wachsende Zahl von ihnen steht kurz vor der Pensionierung, ohne dass Nachfolger bereitstehen.
Ein Gartner-Bericht von 2025 ergab, dass 72 % der Vergabeleiter Fachkraeftemangel als grosse Huerde sehen. Der oeffentliche Sektor ist am staerksten betroffen: 61 % der oeffentlichen Arbeitgeber nennen fehlende technische Faehigkeiten und formale Vergabeausbildung als Herausforderung -- gegenueber 48 % nur ein Jahr zuvor.
Das ist kein Zukunftsproblem. Es passiert jetzt.
Warum das Vergabewesen nicht rekrutieren kann
Seien wir direkt: Das Vergabewesen hat ein Imageproblem.
Wenn ein Hochschulabsolvent sich spannende Karrierewege vorstellt, steht "Ausschreibungsunterlagen auf Konformitaet mit EU-Richtlinie 2014/24/EU pruefen" normalerweise nicht auf der Liste. Die Arbeit ist komplex, die Einsaetze sind real (man gibt oeffentliches Geld aus), und die Anerkennung liegt bei ungefaehr null. Wenn Vergabe gut funktioniert, merkt es niemand. Wenn sie scheitert, hat jeder eine Meinung.
Die Gehaelter im oeffentlichen Dienst helfen nicht. Ein Vergabespezialist in Lettland verdient einen Bruchteil dessen, was dieselben Faehigkeiten -- analytisches Denken, Rechtskenntnisse, Dokumentenanalyse, Verhandlungsfuehrung -- in der Privatwirtschaft einbringen. Die Menschen, die diese Arbeit gut machen, haben Alternativen, und diese Alternativen sehen zunehmend besser aus.
Dazu kommt das Wissen selbst. Erfahrene Vergabespezialisten tragen institutionelles Wissen, das Jahre braucht, um aufgebaut zu werden. Sie wissen, welche Lieferanten zuverlaessig sind. Sie wissen, welche Vertragsklauseln Probleme verursachen. Sie wissen, wie man zwischen den Zeilen eines technisch konformen Angebots liest, das in Wahrheit unterliefern wird. Wenn diese Menschen gehen, geht dieses Wissen mit ihnen.
Die Qualifikationsluecke wird groesser, nicht kleiner
Es geht nicht nur um Quantitaet -- es geht um die Art der benoetigten Expertise. Modernes Vergabewesen erfordert Faehigkeiten, die traditionelle Vergabeausbildung nie abgedeckt hat.
Nachhaltigkeitsbewertung. Lebenszykluskostenrechnung. Digitale Vergabesysteme. Datenanalyse. Innovationsvergabe. "Made in Europe"-Herkunftsverifizierung. Konformitaet mit der Verordnung ueber auslaendische Subventionen.
Jede neue EU-Anforderung fuegt dem Stellenprofil eine weitere Faehigkeit hinzu. Dasselbe Team, das bereits bei der Angebotsbewertung am Anschlag war, soll jetzt auch Umweltbilanzen bewerten, europaeische Inhaltsanforderungen verifizieren und KI-Vergabeklauseln navigieren.
Die EU hat im Maerz 2025 sogar Mustervertragsklauseln fuer die KI-Beschaffung veroeffentlicht. Wenn man KI-Systeme fuer den staatlichen Einsatz beschafft, muss das Vergabeteam KI gut genug verstehen, um Anbieter zu bewerten. Wie viele oeffentliche Vergabeteams haben diese Expertise heute?
Die Rechnung, die nicht aufgeht
Hier die Gleichung, mit der Vergabeleiter kaempfen:
Die Anforderungen steigen. Die regulatorische Komplexitaet nimmt zu. Die Zahl der Kriterien pro Bewertung waechst. Gruen, sozial, innovativ, Herkunft -- alles geschichtet auf die traditionelle technische und finanzielle Bewertung.
Die Teamgroessen bleiben gleich. In vielen Faellen schrumpfen sie durch Pensionierungen, Budgetbeschraenkungen und Konkurrenz durch Arbeitgeber in der Privatwirtschaft.
Die Kluft zwischen dem, was getan werden muss, und denen, die es tun koennen, wird jedes Jahr groesser.
Die traditionelle Loesung -- mehr Personal einstellen -- funktioniert nicht. Man kann keine Menschen einstellen, die es nicht gibt. Und selbst wenn man koennte, dauert es 2-3 Jahre betreuter Erfahrung, bis ein Vergabespezialist voll produktiv ist.
Was KI veraendert (und was nicht)
KI loest die Fachkraeftekrise nicht. Lassen Sie mich das klarstellen. Man braucht nach wie vor erfahrene Vergabefachleute, die Urteile ueber Lieferantenglaubwuerdigkeit, Risikoakzeptanz und oeffentliches Interesse faellen.
Was KI veraendert, ist das Verhaeltnis. Wie viel der Arbeitszeit eines Spezialisten auf das Lesen und Gegenreferenzieren von Dokumenten entfaellt gegenueber dem Treffen von Entscheidungen und der Ausuebung von Urteilsvermoegen.
Nach unserer Erfahrung besteht eine typische komplexe Vergabebewertung zu etwa 70 % aus Lesen/Vergleichen/Dokumentieren und zu 30 % aus Urteil/Entscheidungsfindung. KI kann einen grossen Teil dieser 70 % uebernehmen. Sie liest die Dokumente. Sie vergleicht Anforderungen mit Angeboten. Sie dokumentiert Feststellungen mit Belegen. Sie kennzeichnet Luecken und Inkonsistenzen.
Der Spezialist prueft nach wie vor die Feststellungen. Wendet nach wie vor seine Erfahrung an. Trifft nach wie vor die Entscheidung. Aber er trifft Entscheidungen auf Basis vollstaendiger Informationen, vorbereitet von einem Agenten, der alles gelesen hat, statt auf Basis dessen, was er in der verfuegbaren Zeit durcharbeiten konnte.
Das bedeutet nicht, dass man weniger Vergabespezialisten braucht. Es bedeutet, dass die vorhandenen Spezialisten mehr Vergaben bei hoeherer Qualitaet bearbeiten koennen. Ein Team von vier, das derzeit 30 Bewertungen pro Jahr durchfuehrt und bei der Tiefe Abstriche macht, koennte 50 Bewertungen bei voller Gruendlichkeit durchfuehren.
Der Bindungsaspekt
Es gibt eine weitere Dimension, die nicht genug diskutiert wird: Die Menschen, die im oeffentlichen Vergabewesen bleiben, tun das oft trotz der Bedingungen, weil sie an die Mission glauben. Ihnen liegt daran, dass oeffentliche Gelder gut ausgegeben werden.
Genau diese Menschen will man nicht durch repetitive Dokumentenverarbeitung ausbrennen. Wenn ein erfahrener Spezialist 80 % seiner Zeit mit PDF-Lesen verbringt und 20 % tatsaechlich seine Expertise einsetzt, ist das eine Verschwendung seines Talents und ein direkter Weg zur Kuendigung.
Gibt man ihnen Werkzeuge, die dieses Verhaeltnis umkehren -- 20 % KI-Feststellungen pruefen, 80 % Urteil anwenden und mit Anbietern und Stakeholdern interagieren -- hat man einen interessanteren Arbeitsplatz, bessere Ergebnisse und Menschen, die bleiben wollen.
Was unserer Meinung nach passieren sollte
Drei Dinge, aus unserer Sicht:
Erstens muessen die EU-Mitgliedstaaten die Professionalisierung des Vergabewesens ernst nehmen. Nicht als Positionspapier -- als tatsaechliche Investition in Ausbildungsprogramme, wettbewerbsfaehige Gehaelter und Karrierewege. Estland tut dies mit seinem strategischen Aktionsplan fuer das Beschaffungswesen. Andere sollten folgen.
Zweitens: Hoeren Sie auf so zu tun, als koennten wachsende regulatorische Anforderungen mit gleichbleibenden Teamgroessen bewaeltigt werden. Entweder die Komplexitaet reduzieren (das Europaeische Parlament draengt mit seiner 432-Stimmen-Resolution auf Vergabevereinfachung) oder den Teams Werkzeuge geben, die ihre Kapazitaet vervielfachen.
Drittens: Stellen Sie KI nicht als Kostensenkungsmassnahme dar, die Personalabbau ermoeglicht. Stellen Sie sie als Kapazitaetsmultiplikator dar, der dem bestehenden Team ermoeglicht, bessere Arbeit zu leisten. Die Fachkraeftekrise ist real. Die Menschen im Vergabewesen sind wertvoll. Behandeln Sie sie entsprechend.