Vergabereform 2026: Was sie fuer Vergabeteams bedeutet und wo KI ins Spiel kommt

Lettland durchlaeuft die groesste Reform des oeffentlichen Vergabewesens seit 2017. Die Schwellenwerte fuer Waren und Dienstleistungen steigen von 10.000 EUR auf 140.000 EUR. Im Bauwesen von 20.000 auf 5,4 Millionen EUR. Die Zahl der obligatorischen Ausschlussgruende sinkt von 12 auf 2. Die Verfahrensdauer wird sich laut Schaetzungen des Finanzministeriums um 25% verkuerzen.

Die Zahlen sehen gut aus. Aber was passiert in der Praxis?

Weniger Verfahren, komplexere Ausschreibungen

Die Logik der Reform ist einfach: Alles unterhalb der neuen EU-Schwellenwerte wird auf vereinfachte Verfahren umgestellt. Dadurch wird die Zahl der formalen Vergabeverfahren in Lettland sinken. Aber die verbleibenden werden groesser und komplexer.

2024 wurden in Lettland 11.421 Vergabeverfahren mit einem Gesamtauftragswert von 5,45 Milliarden EUR ausgeschrieben (ohne Rail Baltica), etwa 13% des BIP. Nach der Reform werden kleinere Vergaben ausserhalb des Vergabegesetzes fallen, aber die verbleibenden werden genau jene sein, bei denen die Angebotsbewertung am schwierigsten ist: Mehrteile-Ausschreibungen, komplexe technische Spezifikationen, Dokumentationen von Hunderten von Seiten.

Genau in diesem Segment hat Lettland bereits ein Problem. Die Pruefung des Staatlichen Rechnungshofs vom Dezember 2024 ergab:

Die Reform aendert das nicht. Bei komplexen Vergaben haengt die Bewertungsqualitaet von den Menschen ab, die sie durchfuehren. Und davon hat Lettland zu wenige.

Der Fachkraeftemangel verschwindet nicht

Lettland hat kein formales Zertifizierungssystem fuer Vergabefachleute. Die Europaeische Kommission hat eines empfohlen, aber es existiert noch nicht. Die Staatliche Verwaltungsschule (VAS) bietet Schulungen auf Basis des EU-Kompetenzrahmens ProcurCompEU an, aber die Teilnahme ist freiwillig.

In der Praxis bedeutet das, dass Vergabeteams oft im laufenden Betrieb lernen. Wenn eine Ausschreibung komplex ist, wenn Angebote 200 Seiten umfassen, wenn fuenf Bieter Punkt fuer Punkt verglichen werden muessen, ist die menschliche Kapazitaet schlicht erschoepft. Ein Mensch ermueded auf Seite 50. Verliert nach vier Stunden die Aufmerksamkeit. Arbeitet am Freitagabend schlechter als am Montagmorgen.

Die Reform erhoeht nicht die Zahl der Vergabeteams. Sie veraendert nur die Arbeitsbelastung: weniger kleine Verfahren, mehr grosse.

Transparenz nimmt zu, auch unterhalb der Schwellenwerte

Die bedeutendste strukturelle Aenderung der Reform: Auch Unterschwellenvergaben muessen nun Vergabeplaene, abgeschlossene Vertraege und tatsaechliche Ausgaben veroeffentlichen. Das Vergabeamt (IUB) uebernimmt das gesamte Elektronische Vergabesystem (EIS) und wird zur zentralen Behoerde.

Das Finanzministerium positioniert dies als "datengestuetzte Steuerung" und verweist auf der Reformseite auf Datenanalyseloesungen, Referenzpreise und KPI-basiertes Ex-post-Monitoring.

IUB-Direktor Artis Lapins hat oeffentlich Plaene fuer KI-basierte Vergabedatenanalyse bestaetigt und gleichzeitig angemerkt, dass "dies erhebliche Finanzierung erfordert" und KI "Halluzinationen erzeugen" koenne. Die Skepsis ist verstaendlich. Aber sie offenbart auch, dass das institutionelle Tempo der KI-Einfuehrung langsam sein wird.

KI im Vergabewesen: Was Lettland tut und was niemand tut

In Lettland gibt es die Schnittstelle zwischen KI und Vergabewesen bereits. iepirkumi.lv bietet einen Schulungskurs "Effektiver Einsatz kuenstlicher Intelligenz in der Vergabespezifikation und Angebotsbewertung" an, in dem Fachleute lernen, ChatGPT und Claude als persoenliche Assistenten zu nutzen.

Ersteres kann man in einem Dreistundenkurs lernen. Letzteres erfordert eine Agentenarchitektur, die Hunderte von Seiten verarbeiten und darueber argumentieren kann, wie es ein erfahrener Vergabefachmann tun wuerde.

Die Pruefung des Staatlichen Rechnungshofs vom Mai 2025 zur KI in der oeffentlichen Verwaltung zeigt die Lage:

Zudem verfuegt keine einzige Institution ueber einen Mechanismus zur Messung der KI-Nutzungskosten oder -ergebnisse.

Was die Reform fuer die Werkzeugwahl bedeutet

Im Kontext der Reform muessen Vergabeteams ueber zwei Dinge nachdenken.

Erstens werden komplexe Ausschreibungen noch komplexer. Zentralisierung bedeutet, dass Kommunen Vergaben nun zentral verwalten muessen. Neue Transparenzanforderungen bedeuten mehr Dokumentation, auch wenn das Verfahren selbst einfacher ist. Vergabekommissionen werden mehr Arbeit haben, nicht weniger.

Zweitens sind KI-Werkzeuge nicht die Zukunft — sie sind die Gegenwart. Die Frage ist nicht, ob man KI im Vergabewesen einsetzt. Die Frage ist, wie man sie so einsetzt, dass jede Feststellung durch einen Beleg aus dem Dokument gestuetzt wird und nicht durch eine KI-"Halluzination".

Bei Mitigate haben wir einen KI-Agenten entwickelt, der jede Seite der Ausschreibungsunterlagen und Angebote liest, Anforderungen Punkt fuer Punkt vergleicht und Ergebnisse mit direkten Zitaten aus den Dokumenten liefert. Kein Raten. Keine Halluzinationen. Jede Feststellung ist nachpruefbar.

Die Reform ist eine Chance, kein Hindernis

Lettlands Vergabesystem verarbeitete 2024 5,45 Milliarden EUR.

Diese Einsparungen sind nur moeglich, wenn Vergabekommissionen Nichtkonformitaeten erkennen, Angebote gruendlich vergleichen und Entscheidungen auf Basis aller verfuegbaren Informationen treffen koennen — nicht nur auf Basis der ersten Seite und des niedrigsten Preises.

KI-Agenten ersetzen keine Vergabefachleute. Sie tun das, was kein Mensch kann: alles mit gleicher Aufmerksamkeit von der ersten bis zur letzten Seite lesen, jedes Mal. Und dann kann sich der Experte auf das konzentrieren, was KI nicht kann: Urteil, Strategie und Entscheidungen.