Pašvaldība iegādājas 500 biroja krēslus. Pretendents A piedāvā tos par 89 EUR katru. Pretendents B piedāvā par 145 EUR katru. Zemākā cena uzvar. Pretendents A saņem līgumu.
Trīs gadus vēlāk 200 no Pretendenta A krēsliem ir ar salauztiem mehānismiem. Pašvaldība vai nu tos nomaina (vēl viens iepirkums, vairāk laika, vairāk naudas), vai remontē par 40 EUR katru. Tikmēr Pretendenta B krēsli bija projektēti 10 gadu institucionālai lietošanai un nāca ar 7 gadu garantiju.
Piecu gadu izmaksas: Pretendents A = 44 500 EUR + 8 000 EUR remontam + darbinieku laiks jaunam iepirkumam. Pretendents B būtu bijis 72 500 EUR, punkts.
Šis stāsts atkārtojas publiskajos iepirkumos katru dienu. Dažādi produkti, tas pats modelis.
Ko dzīves cikla izmaksu aprēķins patiesībā nozīmē
Koncepts ir vienkāršs: kopējās īpašumtiesību izmaksas ietver visu, ne tikai iegādes cenu.
Iegādes izmaksas. Ekspluatācijas izmaksas. Uzturēšana un remonts. Enerģijas patēriņš. Apmācība. Integrācija ar esošajām sistēmām. Likvidēšana dzīves cikla beigās. Vides eksternalitātes, ja vēlaties būt rūpīgi.
IT sistēmai tas varētu nozīmēt: serveru izmaksas + licencēšana + atbalsta līgumi + migrācija no vecās sistēmas + personāla apmācība + eventuāla ārpus ekspluatācijas noņemšana un datu migrācija uz nākamo sistēmu.
Transportlīdzekļu parkam: iegādes cena + degviela vai elektrība + apdrošināšana + uzturēšana + dīkstāves + atlikušā vērtība pie likvidēšanas.
Būvniecības līgumam: būvniecības izmaksas + energoefektivitāte 30 gadu garumā + uzturēšanas grafiks + materiālu izturība + nojaukšanas/pārstrādes izmaksas.
Iegādes cena bieži ir mazāk nekā puse no kopējām dzīves cikla izmaksām. Sarežģītām sistēmām tā var būt mazāk par trešdaļu.
Skaitļi par ieviešanu
Neskatoties uz to, ka ES Direktīva 2014/24/ES skaidri atļauj un mudina dzīves cikla izmaksu aprēķinu, ieviešana joprojām ir zema.
Pētījumi rāda, ka 64% publisko iestāžu joprojām izmanto iegādes cenu kā galveno vērtēšanas kritēriju. Tikai 6% pārsvarā izmanto dzīves cikla izmaksu aprēķinu vai kopējās īpašumtiesību izmaksas. Atlikušie 30% izmanto kādu hibrīda pieeju.
Latvijā, kur 73% līgumu nonāk pie zemākās cenas pretendenta, dzīves cikla izmaksu aprēķins ir vēl retāks. Valsts kontroles revīzija 2024. gada decembrī nosauca sistēmu par "sarežģītu un neelastīgu" — un dzīves cikla izmaksu aprēķins ir viena no jomām, kur sarežģītība attur lietošanu.
Kāpēc iepirkumu komandas to neizmanto (pat kad vēlas)
Parunājiet ar iepirkumu profesionāļiem neoficiāli, un lielākā daļa saprot, ka zemākā iegādes cena ir slikta metrika. Viņi zina, ka tā noved pie sliktākiem rezultātiem. Viņi ir redzējuši sekas. Kāpēc tad viņi neizmanto dzīves cikla izmaksu aprēķinu?
Trīs iemesli, visi praktiski:
Tam nepieciešamas tehniskās zināšanas. IT sistēmas dzīves cikla izmaksu aprēķināšanai jāsaprot uzturēšanas cikli, mērogojamības ietekme, integrācijas izmaksas un tehnoloģijas novecošanās. Būvniecības projekta dzīves cikla izmaksu aprēķināšanai nepieciešamas inženierzinātņu zināšanas par materiālu izturību, energoefektivitāti un uzturēšanas grafikiem. Iepirkumu komandas ir ģenerālisti, kas pārvalda desmitiem nozaru. Viņi nevar būt jomas eksperti visās.
Tam nepieciešami dati, ko pretendenti ne vienmēr sniedz. Dzīves cikla izmaksu analīzei vajadzīgi ievaddati: sagaidāmā uzturēšanas biežums, enerģijas patēriņa rādītāji, garantijas noteikumi, sagaidāmais lietderīgais kalpošanas laiks. Ja nolikumā šie dati nav prasīti strukturēti, pretendenti tos sniedz nekonsekventi — vai nepavisam.
To ir grūtāk aizstāvēt pret pārsūdzībām. Dzīves cikla izmaksu analīze ietver pieņēmumus. Kādu diskonta likmi piemērot? Kāds ir sagaidāmais lietderīgais kalpošanas laiks? Kā novērtēt vides eksternalitātes? Katrs pieņēmums ir potenciāls juridiskas pārsūdzības punkts no zaudējoša pretendenta. Zemākā cena ir vienkārša un aizstāvama. Dzīves cikla izmaksu aprēķins ir pareizs, bet apstrīdams.
Ko tas praksē maksā
Ļaujiet to konkretizēt ar kategorijām, kurās dzīves cikla izmaksu aprēķins publiskajos iepirkumos ir vissvarīgākais:
IT sistēmas. Lētāka sistēma ar patentētu arhitektūru ieslēdz jūs pie viena piegādātāja atbalstam, atjauninājumiem un integrācijām. 5-7 gadu laikā piegādātāja ieslēgšanas izmaksas bieži pārsniedz sākotnējo cenu starpību. Mēs to pastāvīgi redzam iepirkumu dokumentos — pretendenti sola zemas sākotnējās izmaksas, vienlaikus iebūvējot atkarības, kas nodrošina dārgus atjaunojumus.
Enerģētika un infrastruktūra. Lētāka HVAK sistēma ar zemāku energoefektivitāti gadā izmaksā vairāk elektrībā, nekā cenu starpība attaisnotu. 15-20 gadu sistēmas dzīves laikā "dārgais" variants bija dramatiski lētāks. ES virzība uz zaļajiem iepirkumiem un ESPR regula daļēji ir par šī aprēķina uzspiešanu.
Profesionālie pakalpojumi. Zemāka stundas likme ar mazāk pieredzējušu personālu rada vairāk pārstrādājumu, vairāk kļūdu, vairāk uzraudzības laika un garākus piegādes termiņus. Izmaksas par nodevumu bieži pārsniedz to, ko dārgāka, pieredzējušāka komanda būtu prasījusi.
Transportlīdzekļi. Šis kļūst izmērāms. Elektrisko transportlīdzekļu iepirkumi arvien biežāk uzrāda zemākas dzīves cikla izmaksas nekā iekšdedzes dzinēju transportlīdzekļi, neraugoties uz augstākām iegādes cenām, kad ņem vērā degvielu, uzturēšanu (EV ir daudz mazāk kustīgo daļu) un atlikušo vērtību. Taču, ja vērtējat pēc iegādes cenas, EV zaudē katru reizi.
Kā MI padara dzīves cikla izmaksu aprēķinu praktisku
Galvenā problēma ar dzīves cikla izmaksu aprēķinu nav koncepts — tā ir analīze. Saprast, kam pretendents faktiski apņemas, kādi pieņēmumi ir iestrādāti viņu cenā un kur slēpjas apslēptās izmaksas, prasa detalizēti lasīt tehniskos piedāvājumus.
Kad MI aģents lasa piedāvājumu, tas var identificēt uzturēšanas saistības (vai to trūkumu). Tas var atzīmēt cenu modeļus, kas frontē zemas izmaksas, bet implicē dārgus atjaunojumus. Tas var salīdzināt energoefektivitātes apgalvojumus starp pretendentiem. Tas var atzīmēt garantijas noteikumus un to, ko tie faktiski sedz pretstatā tam, ko tie izslēdz.
Cilvēks vērtētājs, kas manuāli veic dzīves cikla analīzi, varētu pavadīt 2 dienas pie katra pretendenta, caurskatot tehniskos un finanšu piedāvājumus, lai izveidotu salīdzināmu izmaksu modeli. Ar 5 pretendentiem tās ir 10 dienas — vairāk laika, nekā lielākā daļa vērtēšanu kopā saņem.
MI, kas izlasa visu un izceļ attiecīgos datu punktus dzīves cikla salīdzinājumam, padara analīzi praktisku. Ne automātisku — iepirkumu komandai joprojām jābūvē modelis un jāpiemēro spriedums. Taču izejmateriāls ir izvilkts un sakārtots, kas novērš lielāko laika šķērsli.
Pārmaiņa, kas nāk neatkarīgi no tā, vai esam gatavi
ES virziens ir skaidrs. Ekodizaina ilgtspējīgu produktu regula (ESPR), kas stājās spēkā 2024. gada jūlijā, arvien vairāk pieprasīs vides dzīves cikla datus produktiem, kas tiek pārdoti ES. Rūpniecības paātrinātāja akta "Ražots Eiropā" prasības pievieno piegādes ķēdes apsvērumus. Zaļo publisko iepirkumu kritēriji, pārejot no brīvprātīgiem uz obligātiem, iestrādās dzīves cikla domāšanu vērtēšanā.
Dažu gadu laikā tikai iegādes cenas vērtēšana būs ne tikai suboptimāla — daudzām iepirkumu kategorijām tā var nebūt juridiski atbilstoša.
Iepirkumu komandas, kas veido dzīves cikla izmaksu aprēķina spējas jau tagad — vai caur apmācību, rīkiem, vai abiem — būs priekšā, kad šīs prasības kļūs saistošas. Tās, kas to nedarīs, darīs to, ko vienmēr ir darījušas: izvēlēsies lētāko variantu un cerēs uz labāko.
Cerība nav iepirkumu stratēģija.