Savivaldybė perka 500 biuro kėdžių. Dalyvis A siūlo jas po 89 EUR. Dalyvis B siūlo po 145 EUR. Žemiausia kaina laimi. Dalyvis A gauna sutartį.
Po trejų metų 200 Dalyvio A kėdžių turi sugedusius mechanizmus. Savivaldybė arba jas pakeičia (dar vienas konkursas, daugiau laiko, daugiau pinigų), arba remontuoja po 40 EUR. Tuo tarpu Dalyvio B kėdės buvo suprojektuotos 10 metų instituciniam naudojimui ir turėjo 7 metų garantiją.
Penkerių metų sąnaudos: Dalyvis A = 44 500 EUR + 8 000 EUR remontui + personalo laikas naujam konkursui. Dalyvis B būtų buvęs 72 500 EUR, taškas.
Ši istorija kartojasi viešuosiuose pirkimuose kiekvieną dieną. Skirtingi produktai, tas pats modelis.
Ką iš tikrųjų reiškia gyvavimo ciklo sąnaudų skaičiavimas
Koncepcija paprasta: bendra nuosavybės kaina apima viską, ne tik pirkimo kainą.
Įsigijimo sąnaudos. Eksploatacijos sąnaudos. Priežiūra ir remontas. Energijos suvartojimas. Mokymai. Integracija su esamomis sistemomis. Utilizavimas eksploatacijos pabaigoje. Aplinkosauginiai išoriniai efektai, jei norite būti kruopštūs.
IT sistemai tai galėtų reikšti: serverių sąnaudos + licencijos + palaikymo sutartys + migracija nuo senosios sistemos + personalo mokymai + galutinis eksploatacijos nutraukimas ir duomenų perkėlimas į tai, kas bus toliau.
Transporto priemonių parkui tai: pirkimo kaina + kuras arba elektra + draudimas + priežiūra + prastovos + likutinė vertė utilizuojant.
Statybų sutarčiai tai: statybos sąnaudos + energijos efektyvumas per 30 metų + priežiūros grafikas + medžiagų ilgaamžiškumas + nugriovimo/perdirbimo sąnaudos.
Pirkimo kaina dažnai yra mažiau nei pusė bendrų gyvavimo ciklo sąnaudų. Sudėtingoms sistemoms ji gali sudaryti mažiau nei trečdalį.
Skaičiai apie taikymą
Nepaisant to, kad ES Direktyva 2014/24/ES aiškiai leidžia ir skatina gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimą, jo taikymas lieka žemas.
Tyrimai rodo, kad 64 % viešųjų institucijų vis dar naudoja pirkimo kainą kaip pagrindinį vertinimo kriterijų. Tik 6 % daugiausia naudoja gyvavimo ciklo sąnaudas arba bendrą nuosavybės kainą. Likę 30 % naudoja tam tikrą hibridinį požiūrį.
Latvijoje, kur 73 % sutarčių atitenka žemiausiai kainai, gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimas yra dar retesnis. Valstybės kontrolės 2024 m. gruodžio auditas sistemą pavadino „sudėtinga ir nelanksčia" — ir gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimas yra viena tų sričių, kur sudėtingumas atgraso nuo naudojimo.
Kodėl viešųjų pirkimų komandos to nenaudoja (net kai nori)
Pakalbėkite su viešųjų pirkimų profesionalais neoficialiai, ir dauguma jų supranta, kad žemiausia pirkimo kaina yra blogas matas. Jie žino, kad tai veda prie blogesnių rezultatų. Matė pasekmes. Tai kodėl nenaudoja gyvavimo ciklo sąnaudų?
Trys priežastys, visos praktinės:
Tam reikia techninių žinių. IT sistemos gyvavimo ciklo sąnaudų apskaičiavimas reikalauja supratimo apie priežiūros ciklus, plečiamumo implikacijas, integracijos sąnaudas ir technologijų senėjimą. Statybų projekto gyvavimo ciklo sąnaudų apskaičiavimas reikalauja inžinerinių žinių apie medžiagų ilgaamžiškumą, energetinį efektyvumą ir priežiūros grafikus. Viešųjų pirkimų komandos yra generalistai, valdantys dešimtis sektorių. Jos negali būti srities ekspertės visuose.
Tam reikia duomenų, kurių dalyviai ne visada pateikia. Gyvavimo ciklo sąnaudų analizei reikia įvesties duomenų: tikėtino priežiūros dažnumo, energijos suvartojimo duomenų, garantijos sąlygų, tikėtinos eksploatacijos trukmės. Jei konkurso sąlygose šie duomenys neprašomi struktūrizuotai, dalyviai juos pateikia nenuosekliai — arba visai nepateikia.
Tai sunkiau apginti nuo ginčijimų. Gyvavimo ciklo sąnaudų analizė apima prielaidas. Kokią diskonto normą taikote? Kokia tikėtina eksploatacijos trukmė? Kaip vertinate aplinkosauginius išorinius efektus? Kiekviena prielaida yra potencialus teisinio ginčijimo taškas iš pralaimėjusio dalyvio. Žemiausia kaina yra paprasta ir ginamas. Gyvavimo ciklo sąnaudos yra teisingos, bet ginčytinos.
Kiek tai kainuoja praktikoje
Leiskite tai paversti konkrečiais pavyzdžiais kategorijose, kuriose gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimas svarbiausias viešuosiuose pirkimuose:
IT sistemos. Pigesnė sistema su nuosavybine architektūra užrakina jus prie vieno tiekėjo palaikymui, atnaujinimams ir integracijoms. Per 5–7 metus tiekėjo priklausomybės kaina dažnai viršija pradinį kainų skirtumą. Tai matome viešųjų pirkimų dokumentuose nuolat — dalyviai žada mažas pradines sąnaudas, kartu kurdami priklausomybes, užtikrinančias brangius atnaujinimus.
Energetika ir infrastruktūra. Pigesnė ŠVOK sistema su žemesniu energijos efektyvumu kasmet kainuoja daugiau elektros, nei pateisintų kainų skirtumas. Per 15–20 metų sistemos gyvavimo laiką „brangesnis" variantas buvo drastiškai pigesnis. ES žaliųjų pirkimų skatinimas ir ESPR reglamentas iš dalies yra apie tai, kad priverstų atlikti šį skaičiavimą.
Profesionalios paslaugos. Žemesnis valandinis tarifas su mažiau patyrusiu personalu sukuria daugiau peržiūrų, daugiau klaidų, daugiau priežiūros laiko ir ilgesnius pristatymo terminus. Sąnaudos vienam rezultatui dažnai viršija tai, ką brangesnė, patyrusi komanda būtų paprašiusi.
Transporto priemonės. Tai tampa pamatuojama. Elektrinių transporto priemonių viešieji pirkimai vis dažniau rodo žemesnes gyvavimo ciklo sąnaudas nei vidaus degimo varikliai, nepaisant aukštesnės pirkimo kainos, kai atsižvelgiama į kurą, priežiūrą (elektriniai automobiliai turi kur kas mažiau judančių dalių) ir likutinę vertę. Bet jei vertinate pagal pirkimo kainą, elektrinis automobilis pralaimi kiekvieną kartą.
Kaip DI padaro gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimą įmanomą
Pagrindinė gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimo problema nėra koncepcija — tai analizė. Suprasti, ką dalyvis iš tikrųjų įsipareigoja, kokios prielaidos įtrauktos į jų kainodarą ir kur slypi paslėptos sąnaudos, reikalauja detalaus techninių pasiūlymų skaitymo.
Kai DI agentas skaito pasiūlymą, jis gali identifikuoti priežiūros įsipareigojimus (arba jų nebuvimą). Gali pažymėti kainų modelius, kurie akcentuoja žemas pradines sąnaudas, bet implikuoja brangius atnaujinimus. Gali palyginti energijos efektyvumo teiginius tarp dalyvių. Gali pažymėti garantijos sąlygas ir tai, ką jos faktiškai apima ir ko neapima.
Žmogus vertintojas, atliekantis gyvavimo ciklo analizę rankiniu būdu, gali skirti 2 dienas vienam dalyviui, peržiūrėdamas techninius ir finansinius pasiūlymus, kad sukurtų palyginamą sąnaudų modelį. Su 5 dalyviais tai 10 dienų — daugiau laiko, nei dauguma vertinimų gauna iš viso.
DI, kuris viską perskaito ir ištraukia aktualius duomenų taškus gyvavimo ciklo palyginimui, padaro analizę įmanomą. Ne automatinę — viešųjų pirkimų komanda vis tiek turi sukurti modelį ir pritaikyti sprendimą. Bet žaliava ištraukta ir sutvarkyta, o tai pašalina didžiausią laiko barjerą.
Pokytis, kuris ateis, ar esame tam pasiruošę, ar ne
ES kryptis aiški. Ekologinio projektavimo tvarių produktų reglamentas (ESPR), įsigaliojęs 2024 m. liepą, vis labiau reikalaus aplinkosauginio gyvavimo ciklo duomenų ES parduodamiems produktams. Pramonės akseleratoriaus akto „Pagaminta Europoje" reikalavimai prideda tiekimo grandinės aspektus. Žaliųjų viešųjų pirkimų kriterijai, pereinantys iš savanoriškų į privalomus, įskiepys gyvavimo ciklo mąstymą į vertinimą.
Per kelerius metus vien pirkimo kainos vertinimas bus ne tik suboptimalus — daugelyje viešųjų pirkimų kategorijų jis gali tapti teisiškai neatitinkantis.
Viešųjų pirkimų komandos, kurios jau dabar ugdo gyvavimo ciklo sąnaudų vertinimo gebėjimus — tiek per mokymus, tiek per įrankius, tiek per abu — bus priekyje, kai šie reikalavimai pradės veikti. Tos, kurios neugdo, darys tai, ką visada darė: rinksis pigiausią variantą ir tikėsis geriausio.
Viltis nėra viešųjų pirkimų strategija.