Leiskite aprašyti situaciją, kurią atpažins kiekvienas viešųjų pirkimų specialistas.
Vertinate didelį konkursą. Penki pasiūlymai, kiekvienas nuo 100 iki 300 puslapių. Konkurso sąlygose numatyti 45 vertinimo kriterijai trims dalims. Jūsų komanda turi dvi savaites, ir tai nėra vienintelis konkursas ant jūsų stalo.
Pradedate energingai. Pirmas pasiūlymas, pirmas kriterijus. Skaitote atidžiai, lyginate su reikalavimais, darote pastabas. Trečias pasiūlymas, dvyliktas kriterijus — skaitote greičiau. Antrą dieną jau ieškote raktažodžių, o ne skaitote sakinius. Savaitės pabaigoje priedus žiūrite tik tada, jei pagrindiniame tekste kažkas sukėlė abejonių.
Tai nėra profesionalumo trūkumas. Tai biologijos trūkumas. Žmogaus dėmesys yra išteklius, kuris senka. Tai žinome iš dešimtmečių kognityvinės nuovargis tyrimų, ir matome, kaip tai pasireiškia viešųjų pirkimų vertinime kiekvieną dieną.
Matematika, apie kurią niekas nenori kalbėti
Būkime konkretūs. Tipinis sudėtingas viešasis pirkimas su 5 dalyviais ir 40 kriterijų reiškia 200 individualių vertinimų (5 dalyviai x 40 kriterijų). Kiekvienas vertinimas reikalauja perskaityti atitinkamą pasiūlymo dalį, suprasti reikalavimą, palyginti abu ir dokumentuoti išvadą.
Jei kiekvienas vertinimas užtrunka vos 15 minučių — o tai dosniai techniniams kriterijams — susikaupę 50 valandų gryno vertinimo darbo. Vienam viešajam pirkimui.
Dabar padauginkite iš konkursų skaičiaus, kurį komanda apdoroja per ketvirtį. Latvija 2024 metais atliko 11 421 viešųjų pirkimų procedūrą, sudarydama 21 558 sutartis. Ir štai statistika, atskleidžianti tikrąją istoriją: 73 % šių sutarčių buvo sudarytos remiantis vien žemiausia kaina. Ne todėl, kad kokybė nesvarbi, o todėl, kad tinkamam kokybės vertinimui reikia laiko, kurio nėra.
Kažkas visada nukenčia. Paprastai — gilumas.
Kiek iš tikrųjų kainuoja „kruopštumas"
Štai kas mus neramina dėl to, kaip paprastai reklamuojamas DI viešuosiuose pirkimuose: dėmesys greičiui. „Vertinkite pasiūlymus 10 kartų greičiau!" „Sumažinkite vertinimo laiką 80 %!"
Greitis nėra esmė. Kruopštumas yra.
Kai viešųjų pirkimų specialistas skiria 4 valandas pasiūlymo vertinimui rankiniu būdu, problema nėra ta, kad 4 valandos — per daug. Problema yra ta, kad 4 valandų nepakanka 200 puslapių atidžiai perskaityti, palyginti su 40 reikalavimų ir kiekvieną išvadą dokumentuoti su įrodymais.
Ko iš tikrųjų reikia — 12 valandų nuodugnios analizės. Tik negalite sau leisti 12 valandų vienam pasiūlymui, kai turite 5 pasiūlymus ir kiti konkursai laukia eilėje.
DI agentas, analizuojantis pasiūlymą per 2 valandas, vertingas ne todėl, kad sutaupė 2 valandas. Jis vertingas todėl, kad perskaitė kiekvieną puslapį vienodu dėmesio lygiu — kas struktūriškai neįmanoma žmogui vertintojui, dirbančiam realiomis sąlygomis.
Kas slepiasi 200-ajame puslapyje
Jau kelis mėnesius atliekame DI vertinimus su tikrais viešųjų pirkimų dokumentais. Tam tikri modeliai nuolat pasikartoja tarp to, ką agentas pagauna, o rankinis vertinimas paprastai — ne:
Prieštaravimai tarp skyrių. Dalyvis įsipareigoja 99,9 % veikimo laikui santraukoje, bet SLA priede „veikimo laiką" apibrėžia kitaip, faktiškai sumažindamas įsipareigojimą iki 99,5 %.
Trūkstama konkrečių detalių už bendrų teiginių. „Mūsų komanda turi didelę patirtį panašiuose projektuose" — nenurodant nė vieno projekto, nuorodos ar atitinkamos kompetencijos.
Dalinė atitiktis, pateikta kaip visiška atitiktis. Reikalavimas prašo ISO 27001 sertifikavimo. Dalyvis rašo, kad „laikosi ISO 27001 praktikų" — o tai nėra tas pats, kas būti sertifikuotam.
Kainos neatitikimai. Finansinio pasiūlymo eilutė, kuri neatsižvelgia į paslaugą, aprašytą kaip įtrauktą techniniame pasiūlyme. Arba vieneto kainos, kurios teisingai nesusidauginamos iki bendrų sumų.
Sąlyginė kalba. „Atsižvelgiant į..." arba „darant prielaidą, kad..." sąlygos, kurios tyliai riboja tai, ką dalyvis iš tikrųjų įsipareigoja, paslėptos giliai techninėse specifikacijose.
Nieko iš to vertintojai nėra nepajėgūs pastebėti. Tai dalykai, kuriuos vertintojai mažai tikėtina pastebės esant įprastam laiko spaudimui, nes tam reikia perskaityti kelias dalis su tobula atmintimi ir tiksliai palyginti formuluotes.
Nepatogi implikacija
Jei sutinkame, kad žmonės vertintojai struktūriškai negali skirti vienodo dėmesio kiekvienam kiekvieno pasiūlymo puslapiui — o turėtume tai sutikti, nes taip tiesiog veikia dėmesys — turime klausti, ką tai reiškia viešųjų pirkimų sprendimų sąžiningumui.
Ne kiekviena praleista problema keičia rezultatą. Bet kai kurios keičia. Paslėpta sąlyga, ribojanti įsipareigojimą. Atitikties teiginys, kuris neišlaiko kruopštesnio patikrinimo. Kainų neatitikimas, kuris sumažina tikrąją kainą.
Kai viešieji pinigai statomi ant kortos, „tikriausiai pagavome svarbiausius dalykus" yra silpnesnė pozicija nei „galime tiksliai parodyti, kas buvo patikrinta ir kas rasta".
Ką tai reiškia praktikoje
Mes neteigiame, kad DI turėtų vertinti pasiūlymus. Teigiame, kad DI turėtų skaityti pasiūlymus — visapusiškai, kruopščiai, su įrodymais — kad viešųjų pirkimų specialistai galėtų vertinti remdamiesi visa informacija, o ne tik tuo, ką spėjo perskaityti.
Specialisto darbas yra sprendimas. Ar išvada yra reikšminga. Ar spraga gali būti pašalinta. Ar rizika priimtina. Tai žmogaus sprendimai, reikalaujantys patirties, konteksto ir profesinės nuovokos.
DI darbas yra užtikrinti, kad tie sprendimai būtų pagrįsti viskuo, kas yra dokumentuose, o ne tik tuo, ką kažkas spėjo perskaityti iki termino.
Tai ne apie kažko pakeitimą. Tai apie struktūrinės problemos, kurią visi profesijoje žino, bet iki šiol neturėjo būdo išspręsti, ištaisymą.